Beleid coronavirus

De NEa begrijpt dat de maatregelen van het kabinet om de verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk te beperken, gevolgen kunnen hebben op uw contact met de NEa. Middels onderstaande informatie stellen wij u op de hoogte van ons beleid.

Inspecties

De NEa werkt conform het protocol voor de Rijksdienst. Dit betekent voor inspecties dat deze voorlopig meestal op afstand worden uitgevoerd. Indien noodzakelijk kan een reguliere inspectie ter plekke plaatsvinden. De inspecteur van de NEa neemt hierover voorafgaand contact met het betreffende bedrijf op.

Locatiebezoek voor verificatie

De verificateur is verplicht om tijdens de verificatie een bezoek te brengen aan de bedrijfslocatie.

Vanwege de ernstige, buitengewone en onvoorzienbare omstandigheden als gevolg van de Corona-pandemie en de daarmee samenhangende overheidsmaatregelen, is het toegestaan het fysieke locatiebezoek te vervangen door een virtueel locatiebezoek.

Deze algemene toestemming geldt voor de jaarafsluiting 2020 voor de verificatie van het emissieverslag van installaties en luchtvaartexploitanten en het verslag over het activiteitsniveau van installaties. Er is geen voorafgaande, individuele goedkeuring van de NEa vereist.

Het virtuele locatiebezoek vervangt niet het fysieke bezoek. Afhankelijk van het geval moet het fysieke bezoek zodra dat mogelijk is alsnog worden afgelegd of moet het worden gecombineerd met het locatiebezoek in het volgende jaar. Meer uitleg volgt hierna.

De Europese Commissie geeft in KGN II.5 guidance voor het virtuele locatiebezoek.

Er gelden voor het virtuele locatiebezoek eisen voor de verificateur en voor de exploitant:

Eisen voor de verificateur

  • Het afleggen van een virtueel locatiebezoek is een besluit van de verificateur. De verificateur baseert dit besluit op de uitkomst van een risicoanalyse waarin hij vooral de risico’s van het afleggen van een virtueel in plaats van een fysiek bezoek beoordeelt. Denk hierbij aan de risico’s van het gebruik van ICT-methodes en de gevolgen daarvan voor de effectiviteit van de verificatie.
  • Als dezelfde verificateur het emissierapport en het verslag over het activiteitsniveau van een installatie verifieert, moet hij daarbij in aanmerking nemen dat het gaat om afzonderlijke verificaties, waarbij de risico’s kunnen verschillen. Dit kan van invloed zijn op de manier waarop de virtuele site vist wordt uitgevoerd en op de maatregelen die nodig zijn ter beperking van het verificatierisico.
  • De verificateur moet maatregelen treffen om het verificatierisico tot een aanvaardbaar niveau te beperken voor het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat het verslag van de exploitant vrij is van materiële onjuistheden.
  • Als het verificatierisico niet tot een aanvaardbaar niveau kan worden teruggebracht en het is niet mogelijk nog voor de indiening van het verslag een fysiek bezoek af te leggen, geeft de verificateur een verificatierapport af met een niet-goedkeurende verklaring. De verificateur beschrijft in het verificatierapport niet alleen de bevindingen die hebben geleid tot de niet- goedkeurende verklaring maar ook de redenen waarom met het virtuele locatiebezoek geen redelijke mate van zekerheid kon worden gekregen. In overleg met de NEa legt de verificateur alsnog een fysiek bezoek aan de locatie af, zodra de omstandigheden het toelaten.
  • Als verificateur een goedkeurende verklaring heeft afgegeven, kan hij het fysieke bezoek afleggen als onderdeel van de verificatie over het verslagjaar 2021.
  • De verificateur legt de informatie over het virtuele locatiebezoek, zoals de manier waarop het bezoek is uitgevoerd, vast in het interne verificatiedossier.

Eisen voor de exploitant

De exploitant moet bij de indiening van het emissieverslag of het verslag over het activiteitsniveau melding maken van het besluit van de verificateur om een virtueel locatiebezoek af te leggen. Daarbij legt de exploitant de volgende informatie over:

  • hoe de virtuele site visit is uitgevoerd, zoals de gebruikte technologie en de activiteiten die virtueel zijn uitgevoerd;
  • het resultaat van de risicoanalyse van de verificateur;
  • de maatregelen die zijn getroffen om het verificatierisico tot een aanvaardbaar niveau te beperken.

Informatie over de manier waarop de exploitant deze gegevens moet indienen volgt begin 2021.