Bij een toezichtbezoek controleert de Nederlandse Emissieautoriteit (NEa) of een bedrijf zich aan de regels en verplichtingen houdt. Als de NEa een toezichtbezoek bij een bedrijf wilt uitvoeren, verloopt dit via de onderstaande stappen.
Afspraak maken
Voorafgaand aan het toezichtbezoek plant de NEa een inspectiedatum met het bedrijf in en bevestigt de afspraak per e-mail. In deze e-mail stuurt de NEa de agenda voor de inspectie mee. Daarnaast vraagt de NEa vooraf informatie op bij het bedrijf om de inspectie soepeler te laten verlopen.
Een bedrijf kan zich voorbereiden op een toezichtbezoek door de NEa. Uw voorbereiding draagt bij aan een soepel verloop van het toezichtbezoek.
Wat kunt u doen:
Zorg ervoor dat de NEa een eventuele elektronische administratie kan inzien en dat de betreffende medewerkers aanwezig zijn om inzicht te geven in de administratie;
Lees de agenda vooraf aandachtig door, zo bent u goed voorbereid. Lever daarnaast de opgevraagde informatie tijdig aan;
Zorg dat u op de dag van het toezichtbezoek de volgende documenten/informatie bij de hand heeft:
Emissiehandelssysteem (EU ETS)
U kunt nagaan of de situatie zoals die is beschreven in het monitoringsplan en de referentiedocumenten overeenkomt met de situatie op de bedrijfslocatie:
actuele versie van het goedgekeurde monitoringsplan en de referentiedocumenten;
meetrapporten of waarden voor de vaststelling van calorische waarden, emissiefactoren en oxidatiefactoren;
werkprocedures voor zover relevant voor emissiehandel;
rapporten van de uitgevoerde interne audits;
emissiecijfers van een van tevoren opgevraagde periode;
gegevens ter onderbouwing van de toewijzing van gratis emissierechten.
Hernieuwbare energie voor Vervoer
Administratieve bescheiden betreffende ingeboekte hoeveelheden energie en/of geregistreerde brandstofleveringen;
Administratieve bescheiden zoals massabalans, in- en verkoopfacturen, bewijzen van duurzaamheid en indien van toepassing dubbeltellingverklaringen;
Opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing bestaande uit o.a. werkprocedures voor zover relevant voor energie voor vervoer.
Daarnaast is het belangrijk dat de juiste medewerkers bij het toezichtbezoek aanschuiven of in ieder geval bereikbaar zijn voor vragen.
Tijdens het toezichtbezoek
Op de afgesproken datum voert de NEa een inspectie uit die globaal bestaat uit:
Een korte uitleg door het bedrijf over haar activiteiten;
Een toelichting over doel en opzet van de inspectie;
Het uitvoeren van de inspectie volgens het inspectiemanual;
Een eventuele rondgang door het bedrijf;
Een afsluiting met samenvatting van de belangrijkste bevindingen;
Mogelijk het maken van afspraken om eventuele tekortkomingen op te heffen.
In principe voert de NEa de inspectie op locatie met minimaal 2 inspecteurs uit. Soms voert de NEa de inspecties uit in samenwerking met andere toezichthouders.
De omvang van de inspectie hangt af van de grootte en complexiteit van het bedrijf. Kleine bedrijven kan een inspecteur vaak in 1 keer onderzoeken. Bij grote bedrijven kan een inspecteur slechts een deel van de fysieke installaties of brandstofstromen controleren per bezoek. Bij grote bedrijven wordt daarom meestal een meerjarenprogramma opgesteld voor de inspecties.
Een inspecteur van de NEa moet te allen tijde toegang krijgen tot het bedrijfsterrein. Dat is belangrijk voor het uitoefenen van zijn of haar taak. De NEa inspecteur is zelfs bevoegd het bedrijfsterrein te betreden zonder toestemming van het bedrijf.
De NEa inspecteur maakt doorgaans van tevoren een afspraak voor een toezichtbezoek. Daartoe is de inspecteur niet verplicht: een toezichtbezoek kan ook onaangekondigd plaatsvinden wanneer daar aanleiding toe is.
Legitimatiebewijs
De inspecteur van de NEa heeft een gewaarmerkt legitimatiebewijs bij zich. Hij is verplicht dit legitimatiebewijs desgevraagd te tonen. Het bedrijf is wettelijk verplicht om de inspecteur op basis van dit legitimatiebewijs toe te laten tot het bedrijfsterrein. Een inspecteur hoeft zich daarbij niet aanvullend te legitimeren.
Elk bedrijf waarop de NEa toezicht houdt, ontvangt vooraf een brief met een afbeelding van het legitimatiebewijs. Zo kunt u controleren of u inderdaad een inspecteur van de NEa voor u heeft.
Na de inspectie stuurt de NEa een inspectiebrief met de bevindingen en gemaakte afspraken op. Als een bedrijf deze afspraken niet nakomt, kan de NEa handhavingsmiddelen inzetten om dit alsnog af te dwingen.
