Domein Serviceverlening & Organisatie: bouwen aan de toekomst

100% gefinancierd door Ministeries

De NEa had groeidoelstellingen die niet behaald zijn. Waarom werden ze niet gehaald?

"We zijn in 2025 opnieuw flink gegroeid, alleen niet zoveel als we van tevoren hadden bedacht. Een groot deel van onze groeidoelstellingen is doorgeschoven naar 2026. En ook daar moeten we nog zien of we dit behalen. Waarom? Het punt is: we zijn 100% opdracht gefinancierd en we plannen op maximale scenario’s. Als een ministerie zegt: ‘Misschien komt er nieuw beleid op jullie werkterrein, dan nemen we daar ruimte voor op in onze begroting. Afgelopen jaar is de beleidsontwikkeling minder snel gegaan dan voorzien en zijn er taken niet doorgegaan. Daar komt ook bij dat de financiële omgeving is veranderd. We hebben te maken met bezuinigingen en houden er ook rekening mee dat er nieuwe taakstellingen op ons af zullen komen. Met het oog daarop zijn we iets voorzichtiger geworden met het aannemen van nieuwe collega’s, en werken we bijvoorbeeld wat meer met inhuurkrachten. De NEa genereert weliswaar veel inkomsten voor de overheid, maar we zijn volledig ‘opdrachtgefinancierd’. Dat betekent in de praktijk, dat we ieder jaar opnieuw afspraken moeten maken met onze opdrachtgevers - de ministeries van Economische Zaken & Klimaat, Infrastructuur & Waterstaat en Financiën - over het geld dat we mogen uitgeven om ons werk te kunnen doen. We zijn een organisatie waar weinig tot geen lucht in zit. Elke euro, elke FTE, elke taak moet worden geprioriteerd. En met die taakstellingen die eraan komen, wordt dat alleen maar belangrijker. We moeten echt kiezen: wat doen we wel, en wat laten we varen. Dat is niet leuk, maar wel noodzakelijk. En soms ook pijnlijk, want we willen ons werk natuurlijk zo goed mogelijk doen.”

De overvaring: een complexe operatie

Niet alleen had de NEa te maken met een interne verhuizing. Ook moest er een overgang in werking gezet worden van de systemen van I&W naar EZK.

"Dat was één van de grootste uitdagingen in 2025 en zal ons ook in 2026 bezig houden. Het klinkt misschien als een kleine ingreep, maar het was een heel ingrijpend proces. Als kleine overheidsorganisatie zijn wij ooit opgericht als dienstonderdeel van wat nu het Ministerie van Infrastructuur & Waterstaat is. Sinds die tijd maken we gebruik van allerlei systemen en diensten die vanuit dat Ministerie worden aangeleverd. Eén jaar of 8 geleden is het eigenaarschap van de NEa belegd bij het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Afgelopen jaar heeft I&W aangekondigd dat zij de dienstverlening aan ons wilden beëindigen. Dat betekent dus dat we werkzaamheden en systemen moeten “insourcen’ of dat we op zoek moeten naar nieuwe dienstverleners. Het gaat met name om dienstverlening op het vlak van financiële administratie, inkoop, informatiebeheer en kantoorautomatisering. In 2025 zijn we hard op zoek gegaan naar alternatieven en ik heb er alle vertrouwen in dat we de meeste transities in 2026 kunnen realiseren.”

Teamontwikkeling: dit gebeurde er bij de verschillende teams

Naast bovenstaande ontwikkelingen in de bedrijfsvoering willen we natuurlijk ook horen wat er in de rest van het domein gebeurd is. Wat zijn de successen en uitdagingen geweest binnen de andere teams onder Domein S&O? 
 

Voorlichting & Registerbeheer: nieuwe taken en uitdagingen
"Bij het team Voorlichting & Registerbeheer stond 2025 vooral in het teken van de nieuwe taak ETS Zeevaart. Dat was een enorme operatie: er zijn heel veel vragen binnengekomen en nieuwe rekeningen geopend. De wetgeving die de NEa uitvoert is behoorlijk complex. Daarom vinden we het belangrijk dat we de bedrijven die aan de regels moeten voldoen, en die de transitie naar groenere productie moeten doormaken, zo goed mogelijk ondersteunen. Bijvoorbeeld door vragen te beantwoorden en door aanpassingen in onze registers zo snel mogelijk door te voeren. Binnen dit team investeren we in onze ICT-ondersteuning. Onze kracht ligt in menselijk contact: uitleggen, begeleiden, toezicht houden met oog voor de praktijk. Achter de schermen zoeken we wel naar manieren om slimmer te werken, zodat onze mensen tijd hebben voor wat écht waarde toevoegt."

Informatievoorziening: professionalisering en schuurpunten
"Team Informatievoorziening (IV) is een compleet nieuw team en verder uitgebreid. Zij hebben achterstallig onderhoud weggewerkt en gewerkt aan nieuwe systemen en kaders op het gebied van informatiebeveiliging en beleid. Dat schuurt weleens met andere afdelingen binnen de organisatie, en dat mag. We willen innovatie niet tegenhouden, maar we willen wel dat het veilig en verantwoord gebeurt. Successen zijn verder de voorbereidingen voor deelname aan het AI programma van SSC-ICT met de inzet van VLAM.ai en de voorbereidingen voor de overgang van Content Manager naar Rijksdoc. Maar ook bijvoorbeeld het optimaliseren van ons zaaksysteem Topdesk, Allemaal noodzakelijke dingen om verder te kunnen professionaliseren."

Kwaliteit- en procesmanagement: enorme stappen gemaakt“Binnen de NEa hebben we een team dat zich volledig richt op kwaliteit- en procesmanagement. Dit heeft alles te maken met de professionalisering die we hebben ingezet. Deze afdeling brengt alle processen binnen de NEa in kaart. Zo weet iedereen welke processen er zijn en waar ze moeten beginnen. Het team heeft in 2025 enorme stappen gezet en is overgegaan naar een nieuw programma (MAVIM) voor procesmanagement om alles voor de organisatie nog overzichtelijker te maken.”

Communicatie: nauwer betrokken bij elk proces
“Op de afdeling communicatie is er een hoop veranderd en zijn er grote stappen gezet op het gebied van professionalisering. De nieuwe teammanager is in 2025 met haar team aan de slag gegaan met communicatieplannen voor de taken en heeft de afdeling scherper neergezet binnen de organisatie. Twee successen in 2025 waren de introductie van ons sociaal intranet en de vernieuwing van de website. Beide projecten zijn een ongoing proces waar steeds verbetering nodig is, maar de interne communicatie is echt verbeterd. Ook over onze vernieuwde website horen we positieve berichten. We bouwen bij communicatie steeds verder uit. Zo wordt in 2026 onze nieuwe huisstijl geïntroduceerd.”
 

Een organisatie in beweging

Hoe kijk je terug op 2025 en vooruit naar 2026? 

"2025 was vooral een jaar van voorbereiden, herstructureren en stabiliseren. De Horizon-strategie geeft richting en dit jaar gaat er geoogst worden wat er in 2025 is gezaaid. Met hechte teams, duidelijke prioriteiten en een scherper beeld van de uitdagingen (financiering, taakstellingen, professionalisering) is de organisatie klaar voor de volgende fase."