Checklist emissieverslag

Controleer of u (of uw collega) kunt inloggen in EHP2 met eHerkenning of 2 Factor Authenticatie (2FA). Controleer ook of uw contactgegevens kloppen.

eHerkenning is geschikt voor bedrijven met een Nederlandse KvK-registratie. 2FA biedt bedrijven zonder KvK-registratie de mogelijkheid om in te loggen in EHP2.

U kunt alleen een emissieverslag opstellen als u een goedgekeurd monitoringsplan heeft. Heeft u dit nog niet? Zorg er dan voor dat u dit zo snel mogelijk regelt. Neem hiervoor contact op met de NEa-helpdesk. De vergunningplicht geldt namelijk al vanaf 1 januari 2025.

Controleer of uw monitoringsplan actueel is. Zijn er veranderingen geweest in uw bedrijf, bijvoorbeeld nieuwe fuel streams of gewijzigde procedures? Dan moet u deze doorgeven aan de NEa. Dit doet u via de knop ‘monitoringsplan wijzigen’ in EHP2. Meer informatie over dit proces vindt u op deze pagina.

Een externe verificateur moet uw emissieverslag controleren. U kunt in EHP2 een verificateur aanstellen. U kunt ook alvast starten met het opstellen van uw emissieverslag voordat u dit doet.

De deadline voor het inleveren van het emissieverslag en het verificatierapport is 30 april. Omdat een verificateur tijd nodig heeft voor de controle en eventuele opmerkingen moeten worden verwerkt, adviseren wij u om de verificateur tijdig, vóór 1 januari, aan te stellen. Nadat u de verificateur in EHP2 heeft gemachtigd, moet deze uw verzoek nog accepteren. Houd er rekening mee dat de verificateur het verificatierapport pas kan opstellen nadat u de verificateur heeft aangesteld en de aanstelling is geaccepteerd. U ontvangt een bericht in EHP2 zodra de verificateur uw aanstelling heeft geaccepteerd.

Meer informatie vindt u op de webpagina over het verificatieproces.

Let op: bent u een mini-emittent?
Bedrijven met een jaarlijkse gemiddelde uitstoot van 100 ton CO₂ of minder (mini-emittenten) zijn uitgezonderd van de verificatieplicht. Heeft de NEa u in EHP2 aangemerkt als mini-emittent? Dan kunt u direct uw emissieverslag bij de NEa indienen. Denkt u dat u onterecht niet als mini-emittent bent aangemerkt? Neem dan contact op met de NEa-helpdesk.

Zorg dat u de volgende zaken bij de hand heeft voordat u start met uw emissieverslag:

1) De juiste standaardwaarden en gegevens

Standaardwaarden
Gebruik de waarden van het jaar waarover u rapporteert. Voor het verslag dat u in 2026 indient, gebruikt u dus de waarden van 2025. U vindt deze hier.

Dichtheden
Levert u vloeibare brandstoffen? Houd dan de informatiebron bij de hand die in uw monitoringsplan staat voor de dichtheden. Toegestane bronnen voor dichtheden zijn:

• uw eigen accijnsadministratie;

• de CBS-website: Gewichtseenheden energie;

• de webpagina van de NEa over vloeibare brandstoffen.

Aangiften
Houd uw aangiften voor de accijns (vloeibare brandstoffen), kolenbelasting of energiebelasting (aardgas) bij de hand. Deze gegevens zijn leidend voor de hoeveelheid uitgeslagen brandstof per fuel stream.

2) Uw actuele monitoringsplan

Houd uw monitoringsplan bij de hand terwijl u het emissieverslag invult. Hierin staan de formules voor uw berekeningen en andere belangrijke informatie die u nodig heeft.

Zo downloadt u uw monitoringsplan als pdf:

1. Log in in EHP2.

2. Klik linksboven op ‘Mijn bedrijfsgegevens’.

3. Klik in de tegel ‘Actuele plannen’ op ‘Monitoringsplan’.

4. Download hier het actuele plan en (indien van toepassing) het referentiedocument.

Let op: is uw monitoringsplan niet meer actueel, bijvoorbeeld omdat u een brandstof heeft geleverd die niet in uw monitoringsplan stond? Dan kunt u in het emissieverslag een fuel stream toevoegen. U moet deze verandering met terugwerkende kracht in uw monitoringsplan verwerken. Zie hiervoor de informatie op de volgende pagina: Monitoringsplan onderhouden.

3) Voorbeeld emissieverslag

De NEa heeft een voorbeeld-emissieverslag opgesteld waarin een aantal veelvoorkomende fuel streams zijn uitgewerkt. Dit kan u helpen bij het invullen. U vindt het voorbeeld-emissieverslag hier.

4) Leveringen aan EU ETS-1-stationaire installaties (indien van toepassing)

Levert u brandstoffen aan EU ETS-1-installaties? Dan is het verstandig de gegevens van deze leveringen bij de hand te houden. U kunt controleren of uw afnemer een ETS-1-installatie is aan de hand van de volgende lijst: ETS1 vergunninghouders stationaire installaties.

Meer informatie over leveringen aan EU ETS-1-installaties vindt u in het voorbeeld emissieverslag, tabblad D ‘levering aan ETS-stationaire installaties’.

5) De blendtool (indien van toepassing)

Levert u blends die voldoen aan de duurzaamheidsvoorwaarden? Gebruik dan de blendtool. Deze tool helpt u bij het berekenen van gewogen waarden voor de eenheidsconversiefactor, de emissiefactor en de biomassafractie.

Moet u een blendtool gebruiken?
De NEa heeft op basis van uw monitoringsplan bepaald of u een blendtool moet indienen. Als dit voor u geldt, ziet u in EHP2 op tabblad C onderaan de pagina een veld waar u de tool kunt uploaden.

Hulp nodig?
Denkt u dat de verplichting voor de blendtool in EHP2 onterecht aan- of uitstaat op tabblad C? Neem dan contact op met de NEa-helpdesk.

U vindt de blendtool op deze pagina.

Zodra u start, neemt EHP2 de vaste gegevens uit uw monitoringsplan automatisch over. Het gaat om informatie zoals de fuel streams, de afnemende partijen en de toegepaste tiers.

Heeft u een wijziging in uw monitoringsplan doorgegeven, maar was deze nog niet goedgekeurd toen u startte met uw emissieverslag? Dan ziet u deze wijziging niet terug in het verslag. EHP2 neemt de gegevens namelijk over op het moment dat u het verslag aanmaakt. Ook na goedkeuring wordt dit niet automatisch bijgewerkt.

U heeft twee oplossingen:

1. Handmatig toevoegen: u voert de wijziging zelf alsnog in het emissieverslag in.

2. Opnieuw beginnen: u verwijdert het huidige verslag en start een nieuwe versie. Let op: u bent dan wel al uw ingevulde gegevens kwijt.

De variabele waarden neemt EHP2 niet over. Deze vult u elk jaar opnieuw in of berekent u zelf. Bij vloeibare brandstoffen gaat het bijvoorbeeld om de eenheidsconversiefactor [GJ/liter] (dichtheid [kg/liter] × calorische onderwaarde [GJ/kg]).

Bent u een vloeibarebrandstoffenleverancier en moet u gewogen factoren berekenen omdat u aantoonbaar duurzame blends levert? Gebruik dan de blendtool. Meer informatie hierover leest u in de vorige stap (Stap 4. Voorbereidingen voor het opstellen emissieverslag, onderdeel 5: de blendtool).

Bent u geen mini-emittent? Dan moet de door u aangestelde verificateur uw emissieverslag controleren. Zodra u het verslag in EHP2 volledig heeft ingevuld, verschijnt er een optie om het op te sturen.

Op de onderstaande afbeelding ziet u hoe dit proces werkt:

1. Opsturen: klik in EHP2 op de knop ‘Emissieverslag opsturen naar verificateur’. U hoeft het verslag niet zelf te mailen. Omdat u de verificateur in het systeem aan uw bedrijf heeft gekoppeld, heeft deze direct toegang tot uw gegevens.

2. Beoordelen en aanpassen: de verificateur controleert uw emissieverslag en stelt in EHP2 een verificatierapport op. Het kan gebeuren dat de verificateur u vraagt om nog gegevens aan te passen. U krijgt het emissieverslag dan in het portaal teruggestuurd. Zodra u de opmerkingen heeft verwerkt, stuurt u het weer terug voor een nieuwe controle.

Klaar om in te dienen:
Is de controle succesvol afgerond? Dan stuurt de verificateur het definitieve emissieverslag en het verificatierapport via EHP2 aan u terug. U ontvangt een bericht in EHP2 zodra beide documenten voor u klaarstaan. U moet deze vervolgens zelf indienen bij de NEa.

Meer informatie over het verificatieproces vindt u op deze pagina.

Bent u een mini-emittent? Dan kunt u het emissieverslag direct na afronding indienen bij de NEa. U vindt in EHP2 een knop ‘Emissieverslag bij NEa indienen’. Het reguliere indienproces staat hieronder beschreven.

Heeft de verificateur uw emissieverslag beoordeeld? Dan kunt u het emissieverslag en het verificatierapport aanleveren. U vindt in EHP2 een knop ‘Emissieverslag + verificatieverslag indienen’.

1. Dien zelf in: let op: u moet als bedrijf zelf de indiening voltooien in EHP2. Een verificateur controleert uw verslag, maar kan het niet voor u indienen.

2. Ontvangstbevestiging: zodra u de documenten heeft ingediend, ontvangt u een automatische ontvangstbevestiging per e-mail. Dit is uw bewijs dat u aan de inleverplicht heeft voldaan.

3. Deadline: zorg dat u uiterlijk op 30 april de definitieve indiening heeft gedaan.

Vragen of technische problemen?
U kunt de NEa-helpdesk iedere werkdag telefonisch bereiken op +31 (0)70 456 80 50 (tussen 09.00–12.00 uur en 15.00–17.00 uur). U kunt ook een e-mail sturen naar: info@emissieautoriteit.nl.

Ervaart u een technisch probleem? Stuur dan indien mogelijk een schermafbeelding (screenshot) mee als bijlage bij uw e-mail. Dit helpt ons om u sneller te ondersteunen.

• Contact bij vragen: de NEa beoordeelt de ingediende documenten. Als wij vragen hebben of onjuistheden zien, nemen wij contact met u op.

• Geen bijzonderheden: ook als wij na onze reguliere controles geen opmerkingen hebben, hoort u van ons. U weet dan dat uw verslag de controle succesvol heeft doorlopen.

• Publicatie emissiecijfers: uiterlijk 30 juni publiceert de NEa de emissiecijfers van alle Nederlandse EU ETS-2-deelnemers, in lijn met de Europese afspraken hierover. De publicatie omvat de geverifieerde emissies van het voorafgaande jaar en is openbaar toegankelijk. Dit draagt bij aan transparantie en naleving van de Europese klimaatdoelstellingen.

• Inspecties: dit jaar voert de NEa voor het eerst inspecties uit voor ETS-2. Uw emissieverslag is hierbij een belangrijk vertrekpunt. Mocht uw bedrijf worden geselecteerd voor een inspectie, dan ontvangt u hierover tijdig bericht.