Verbeterrapportages

Wanneer de verificateur non-conformiteiten en/of aanbevelingen heeft opgenomen in het verificatierapport bij het emissieverslag, moet hiervoor een verbeterplan worden opgesteld in de vorm van een verbeterrapportage. Deze verbeterrapportage over hoe u de bevindingen van de verificateur gaat opvolgen en welke verbeteringen u gaat doorvoeren, moet u vóór 30 juni (in 2021 vóór 30 september) ter goedkeuring voorleggen aan de NEa. Hiervoor is een verplicht invulformat, dat u kunt vinden in het NEa-loket.

De verbeterrapportage is een aankondiging van al dan niet te nemen acties inclusief een planning met tijdspad. De acties die in de verbeterrapportage zijn uitgewerkt kunnen later mogelijk leiden tot aanpassing van het monitoringsplan. Tegen de tijd dat het monitoringsplan daadwerkelijk wordt aangepast, moet u daarvan een reguliere melding doen.

Melding ter vervanging van verbeterrapportage
Als een verificateur verbeteringen aanbeveelt die u direct kunt doorvoeren in het monitoringsplan, dan kunt u het monitoringsplan wijzigen en zo spoedig mogelijk een significante of niet-significante melding doen bij de NEa met de vermelding dat de verificatie de aanleiding is. Voor deze verbeteringen hoeft u dan geen verbeterrapportage meer in te dienen. De deadline voor het indienen van een melding ter vervanging van een verbeterrapportage naar aanleiding van de verificatie is 30 juni.

Waar vindt u de opmerkingen van de verificateur?
Deze opmerkingen kunt u zien in het verificatierapport dat uw verificateur heeft opgesteld bij de beoordeling van uw emissieverslag (tabblad Annex 1 – Findings). Over de onderdelen ‘onjuistheden’ en ‘niet naleving MRV’ (onderdeel A en C van Annex 1- Findings) hoeft u niet te rapporteren in uw verbeterrapportage.

Beperkte verplichting verbeterrapportage voor kleine emittenten
Kleine emittenten (<25 kton CO₂/jaar) hoeven alleen een verbeterrapportage in te dienen wanneer de verificateur non-conformiteiten heeft vastgesteld. Wanneer de verificateur alleen aanbevelingen doet bij de verificatie van het emissieverslag, hoeft het bedrijf geen verbeterrapportage in te dienen. Wel moet het bedrijf de aanbevelingen van de verificateur in overweging nemen.

De periodieke verbeterrapportage betreft het verbeteren van uw monitoringssystematiek wanneer deze afwijkt van de vereiste tiers. Deze verbeterrapportage moet u vóór 30 september aan de NEa voorleggen. Voor het indienen van deze verbeterrapportage maakt u gebruik van een verplicht invulformat, dat u vindt in het NEa-loket.

In een periodieke verbeterrapportage moet u aantonen dat er nog steeds een grondslag is voor het afwijken van de vereiste tiers. Dit geldt níet voor:

• de-minimisstromen, omdat voor deze bronstromen een schattingsmethode volstaat
• de oxidatiefactor, waarvoor alle tiers zijn toegestaan

Als uw bedrijf voor één of meerdere bronstromen, voor één of meerdere berekeningsfactoren niet voldoet aan de vereiste tiers vanwege onredelijke kosten of technische onhaalbaarheid, moet u periodiek in de verbeterrapportage aantonen dat er nog steeds een grondslag is voor het afwijken van de vereiste tiers of het toepassen van een fall-back-methode. Als u dit niet opnieuw kan aantonen, moet alsnog aan de vereiste tiers worden voldaan. De monitoringsmethodiek moet dan worden aangepast. Dit moet u vervolgens melden als significante wijziging van het monitoringsplan.

Wanneer u in de verbeterrapportage aangeeft dat verbetering van de monitoringsmethodiek niet mogelijk is, kan de NEa alleen een goedkeuring afgeven als er een gedegen onderbouwing is bijgevoegd.

Wanneer op grond van onredelijke kosten af wordt geweken van de vereiste tiers, moet u dit onderbouwen met de volgende gegevens:

• een berekening van de onredelijke kosten
• onderbouwing van de jaarlijkse kosten, inclusief afschrijvingstermijn
• een offerte of kostprijsberekening van de meetinstrumenten die eventueel moeten worden vervangen om de vereiste tiers te behalen

Voor de berekening van de onredelijke kosten is door de Europese Commissie een hulpmiddel ter beschikking gesteld. Zie hiervoor de 'Unreasonable costs determination tool' op de website van de EC.

Wanneer op grond van technische onhaalbaarheid wordt afgeweken van de vereiste tiers, moet u dit onderbouwen met een actuele technische evaluatie.